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知っていると効率アップなソート、フィルタ、グループ機能の基本的な使い方は?(Excel使いこなし編)

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ソート
フィルタ
グループ

ソート


ソートとは、例えば行単位(→)で表があったとして、数値順で大きい順に行単位で並び替える機能です。

クラスの成績表を、例えば合計点で並び替えたり、出席番号で並び替えたりするときに使います。


元データ


やり方

STEP1: まずソートしたい対象の表を見出しを含めて選択します。
STEP2: その次に、例えばリボンの「データ」からソートを選びます。
STEP3: 最後にソートのキー列とソートタイプを選びます。

(見出しを除外して選択してもソートは可能ですが、ソートする列だけでなく表全体を選択しないと、
その1列(↓)だけソートされて、同じ行(→)の他の列は移動しないためデータがぐちゃぐちゃになってしまうので注意)


ソートキー:並べ替える判断箇所

並べ替えたい列、例えば出席番号の列を ソートキーと言います。

合計によるソート 各科目ごとのソート

並べ方

並べたいこと 設定内容(並べ替えのキー:順序)
成績やスコアなど数値で大きい順 値:降順
ゴルフのスコアなど小さい順 値:昇順
あいうえお順/辞書順 値:昇順
ソートキーとして数字や文字コード以外にも、セルやフォントの色、セルのアイコンも対象にできるようです。
ユーザ設定では、丙午や曜日や部署名やクラス名のような好きなリストでも並び替えることができます。
(値でなく文字で比較すると 辞書順となるため123より37の方が大きいと判断されますが、 最近のexcelでは自動で判断してくれます。恐らく表示形式を見ていると思います)

ソートキーの箇所が同じ値の時は?
2番めのソートキーを使います。
このように2個目以降のソートキーの優先度は1個目が同じ場合である場合に、 さらにどのような順番に並び替えるかを指定するときに使います。
例えば、サッカーで勝点が同じであった場合、勝利数、得点数でソートするときなどを考えるとわかりやすいと思います。
また、行列どちらの方向にもソートできます。

制限なしにいくらでも優先キーが増やせそうです。
Excel 2003以前で 3以上のソートキーを作りたい場合、いったん欄外に & で結合したデータを作りそこをソートキーとすることで、柔軟性を出すことができます。
ワンポイント:ソート後順番がぐちゃぐちゃになるため、元の順番がわからなくなります。
元の順番に戻すためには、ソート前にID列を作って1番から番号を振っておくと、ソート後そのID列をソートキーにすると元に戻せます。

練習用データ
名前 英語 数学 国語 社会
Aさん 32 68 100 74 274
Bさん 92 56 32 62 242
Cさん 38 92 32 26 188
Dさん 38 32 20 62 152
Eさん 32 80 86 74 272
Fさん 44 56 100 38 238
Gさん 38 74 98 86 296
Hさん 68 74 44 56 242
Iさん 86 100 56 20 262

フィルタ


表のデータの内、一部のデータに絞って表示させたいときに使います。

元のデータから 果物だけ絞って表示させます。

元データ フィルタリング後
(左の列を果物でフィルタリング)
練習用データ


office 2007から 絞った列の▼アイコンが変わるようになり、どこを絞ったかわかりやすくなっています。2003だと▼が黒から青色になっていると思います。
どこをフィルターしたかわからなくなったとき見つけるちょいわざ
果物 リンゴ
果物 なし
野菜 スイカ
野菜 キュウリ
鶏肉
豚肉
乳製品 チーズ



office 2007では ホームタブか データタブから選択できます。

チェックボックス形式になっているため、 肉 or 野菜の列 などの指定ができるようになりました。
また、既存のoptional な 特定の文字を含むフィルタの設定などはユーザ設定フィルタなどを利用してできます。



オプションの指定の仕方の応用例として、 乳製品 or 野菜、など2つ以上でフィルタリングしたいときは DSUMのように検索条件を設定することでできます。

グループ


グループはアウトラインと同様と思ってもらえれば大丈夫です。
ワードの見出しレベルでアウトライン表示させたり、エディタでのアウトライン表示と同じ事ができます。

データタブのアウトラインリボンからグループ化とグループ化の解除ができます。



1つ目は C〜Jで作っています。
2つ目は C〜E、G〜I で作っています。

自動でグループ化も可能です。
(その場合、B2あたりのセルを埋めて空白を無くしておいてください)




+ , - をクリックすることによってレベルを変えれます。
これは 年数レベルで集約して表示させました。年ごとの差が見やすくなりました。
数字をクリックして開くことができます。この場合だと例えば 3で開き、2で閉じます。




この例は列だけですが行についてもグルーピングが可能です。

練習用データ
2000 2001
製品名 A市 B市 C市 A市 B市 C市
X製品 10 2 3 15 12 4 3 19
Y製品 25 7 6 38 22 9 5 36
Z製品 3 2 1 6 4 2 1 7


あわせてこれも!!
Alt + Shift + → / ←で グループの設定/解除ができます。
PowerPoint などでおなじみのショートカットキーです。


上記にある フィルタも、特定の条件の行だけ表示するという意味でグルーピングに近い使い方ができます。

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