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入力規則を使えるようになる!(Excel使いこなし編)

入力規則

入力規則を使うとセルに入力できるものが統一・制限できます。

入力規則とは?

入力規則を使うとセルに入力できるパターンを制限することができます。 制限規則として、数字のみ入力可能にしたり、日付や時刻のみ入力可能としたり、5文字のみなどの制限ができます。個人的によく使うパターンは、ドロップダウンリストのようなリスト入力(下図)です。このリスト表示による選択のさせ方は、プルダウンから選べるようにする場合に良く使用します。


以下の図はリストから値を選んで入力できるように設定した場合です。
カーソルのそばにある図の右下のポップアップは入力時メッセージを設定した場合のみ表示されます。


図・ セルのプルダウンによるリスト選択例

「入力規則」機能を使うメリットは?

入力が制限できるため、微妙な誤記や表記違いが減り、エクセルを作った人の意図をなるべく汲んでもらいやすくなります。

プルダウンで選択可能になっていると、入力する側からも入力の手間が省けるというメリットがあります。

また、入れてもらったデータを集計する場合、実は入力データが曖昧であったり気を遣ってもらったりと人によって言い回しが違うことがよくあります。 そういうときに、入力規則で入力単語が統一(リストなど)されていれば、語彙の揺れ(参加/参加しますの違いや、申し込み/申込みの違いなど)がなく、集計が簡単になります。


「入力規則」を対象のセル範囲に設定する

対象のセルを選択し入力規則を選びます。
選べる設定パターンは以下の図のように、「リスト」、「整数」範囲など、いろいろな"種類"があります。
またユーザ定義により、ある程度柔軟性を持った規則を設定できます。

入力規則ダイアログの出し方

office2003 データ → 入力規則
office2007/2010 データ → データツール → 入力規則




また、入力するときのメッセージや、規則に合わない値を入れようとしたりした場合メッセージを表示することができます。
それらは、「入力時メッセージ」や「エラー メッセージ」タブで設定できます。
また、このダイアログで、セルを選んだときに日本語入力(IME) をON/OFFに自動的に設定できます。

"入力値の種類(A)"に「リスト」を選んだ場合"入力値の種類(A)"に「整数」を選んだ場合

このページ頭で挙げた図のプルダウン例は、これのリストを選んで元の値(S)に , (カンマ)区切りで入力した場合の入力例です。(入力内容:「apple,pine,orange,grape」)


動画で紹介。ドロップダウンリスト(入力規則)


「入力規則」ちょっとレベルアップ技

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◇リストのパターンは、,カンマ区切りでなくても、セルの範囲を指定することによって可能です。その範囲内の値がプルダウンで選べるようになります。入力規則のセルがあるシートと違うシートにある範囲を選びたい場合は、範囲に名前をつけるINDIRECT関数を使って実際の範囲を間接的に指定することで可能になります。



リスト入力の範囲を自動的に広げたい場合
対象の範囲のうち文字の入っている行数をカウントします。 そしてその長さを offset で指定すれば可能です(少し難しい)。


◇東京都の三鷹市のように プルダウンリストを2重につなげて、
一つ目の選んだ値により、2つめに選べるリストを動的に変更することが可能です。
やりかたは、2つめの範囲は 1つめの値が示す範囲が入力規則になってればいいので
1つめの値が範囲を示すように名前で設定するか、2つめのリスト範囲が見るところは不変でそこの値を動的に変える方法がありますす(なかなか難しい)。


ユーザー定義の使い方として
重複をある程度防ぐ場合の例を示します。
(完璧に防げるわけではないですが)
以下を数式(F)の欄に入れてください。
=COUNTIF(セル範囲,アクティブセル)<=1



◇無効な 入力規則のセルがどれか表示させる場合次のような操作で選べます。無効なセルは赤太字の楕円で強調されます。
office2003 ワークシート分析 → 無効データのマーク
office2007/2010 データ → データツール →無効データのマーク


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入力を制限するという観点において似たような機能として、 セルの値を変えて欲しくないときは保護機能を使います。
保護の単位はセル、シート、ワークブックの各単位で細かく設定できます。

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