【仕事で残念な人にならないために】Outlookメール誤送信チェックマクロ【冷汗防止】

ファイル名: -
©stockimages

©stockimages

 

概要

Outlook でメール誤送信をしてしまわないか不安なときに使えるマクロです。

用途

以下の様な冷や汗をかく経験をしないように、ちょっと立ち止まって再チェックを促すマクロです。

  • 呼び捨てでメール送信してしまった。
  • 受信するつもりで間違えて、送信してしまった。
  • 添付ファイルを付けてしまった/忘れた。
  • メール本文の出だしが唐突だったり、自分しかわからない内容で相手にはわかりづらかった。
  • 内部ではなく、外部向けMLも宛先に入っていた。

※ほんと、考えるだけで恐ろしい。。。((((;゚Д゚))))ガクガクブルブル

 

機能

(マクロが有効になっている時に)普段のメール送信ボタン押下後、実際にOutlookがメール送信する前に様々なチェックをサポートして、ユーザに再確認を促すダイアログを出現させます。

機能:メールチェック、無意識送信防止

主なチェック項目:件名、宛先(外部アドレス)、敬称、添付忘れチェック、重要文言 (下図参照)

outlook_missendcheck1

以前は忙しいと、月1回あるかないかで微妙なメールを送ることがよくありましたが、ミスするたびにこのマクロを改造したりして、そのような体験はほぼなくなってきました。仮にメール送信時マクロによって焦ってると気づいた時は、心を落ち着かせ今一度宛先、件名、本文の出だし、本文の宛先などを指差し確認しています。

 

[補足]マクロ登録先について

2007 はExcelオプション → 基本設定 から、2010はクイックタブのあたりを右クリックして設定画面に遷移し、リボンの設定から開発タブを表示させる設定をすると開発タブがでてきます。そこにある Visual Basic Editorから (& セキュティ許可をして)使うことができます。
毎回起動時に許可するのは面倒ですが。。

マクロソースの貼り付け場所は、開発タブの Visual Basic Editor から OutlookのThisOutlookSession にApplication_ItemSend のSub関数を貼り付けておきます。そうすると送信ボタンを押して、フォルダ格納時にマクロがOutlookにより自動で起動されます。(テストとして、試しに自分宛てに空メール等を送ってみてください)

FAQ

ダイアログが出ず、マクロが実行されてないようであれば以下の3つの直接原因が考えられます。

  • セキュリティ上マクロ実行が無効になっている→マクロのセキュリティを変更する。
  • マクロが読まれていない→Outlookアプリケーションを再起動して、読み込みを許可させる(ダイアログが出ると思います)。
  • ThisOutlookSession に記載されておらず、送信時に実行されない→適切な場所にマクロのソースを貼り付けます。

[補足]セキュリティオプションの設定

マクロを動作させるには、Outlookのセキュリティオプションを設定しておく必要があります。
(例:Outlook 2013,2010)

↓これによって、Outlookの起動時にダイアログが表示されるようになるので、「マクロを有効にする」をクリックして起動します。

  1. 「ファイル」タブで「オプション」を選択
  2. 「セキュリティセンター」から、「セキュリティセンターの設定」ボタン
  3. 「マクロの設定」を選択し、「すべてのマクロに対して警告を表示する」をチェックON

その他おまけ等

その他の改造例

  • 送信者が特定の時チェックする(メールボックスを複数持っている時向け)
  • 宛先にMLが入っていたらチェックする
  • bccに必ず自分のメールアドレスを設定させる

 その他メール全般のお薦めテク

  • 送受信ボタンは右端において、返信や送信ボタンは左に置くようレイアウトする。→誤送信をかなりしにくくなります。
  • 新規作成などメール作成ウィンドウでをメール送信しても、直ちに送信しないよう(設定ができるのであれば)設定する。送信フォルダに格納されるだけ。
    送信フォルダ格納後、メールビューウィンドウの送受信ボタンで送信する。

参考

これもおすすめ icon-thumbs-o-up 

作業効率技の、次のページもどうぞ

Outlook

Excel




マクロソース

 

GitHub上でどんどん改造しちゃってください(MIT Licence)。

Git使い慣れていないとわかりづらいかもしれませんが、
CheckSendingMail プロジェクト > CheckSendingMail.txt にマクロソースは入っています。

 

関連ページリンク

 

Bookmark this on Yahoo Bookmark
Buzz This
Bookmark this on Delicious
Bookmark this on Digg
Share on reddit
Share on LinkedIn
Bookmark this on @nifty clip
LINEで送る
email this
Pocket




コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です