毎日仕事のちょっとした作業でも、積み重ねていくとかなりの時間になります。
最低限しなければならないことをしつつ、省エネで作業効率を上げたいですね。
その時に作業効率する設定を紹介します。
毎回書くメールの作成時間を切り上げる。
署名
キーボードで、メールの文末を書くのではなく、決まった形であればほぼツーアクションで署名を入れておけば時間を省略できます。
内部グループや社外宛などに分けて、作っておくと良いと思います。
社内であれば、1,2行のくどくない程度に作っても良いですし、好きな言葉や社内のブランドを書いている人もいますね。
やり方
オプションやメール作成画面から署名の箇所がありそこから設定できます。
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── 株式会社SHOMEI Co.Ltd ─────────────── 署名 です代 / SHOMEI DESUYO 〒000-0000 東京都XX区XX XXビル 3F TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: aaa.bbb@shomei.com URL: http://www.shomei.com/ ──────────────────────────── |
テンプレート
もうひとつ、文頭に書く宛先や、挨拶、文末の締めの言葉なども、テンプレートとして登録すると、時短できます。
グルーうチャットや、今の時代ならSNSでも同じかもしれませんね。
自分の所属している部署名など、入れておくと良いかもしれません。
このような感じで
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TO さん お疲れ様です。 ~~部 ~~課の〇〇です。 以上です。 |
やり方
見つけ出すのは大変でしたが、Outlookではクイックパーツで同様のことができます。
初回設定はtextメールの作成画面で テンプレートを書いてそれを選択してから、クイックパーツで登録ができます。以降そのクィックパーツを選択すれば、署名とは別にカーソルのところに定型句が入れられます。
あと、設定でひっかかったのはHTMLモードにしてから登録しないとうまく設定できないようです。
おまけ
その他時短ワザとして、いくつか紹介します。
- その他にも定型句は 日本語IME(GoogleIMEや ATOK)に登録しておいても便利です。
- 挨拶や社名等の定型句(おはの2文字に登録するなど)、依頼の時の定型句、社名の定型句、社内やチームメンバーに向けた定型句など
- かなり作業効率がスピードアップされメール記載内容に集中できます。
- クリップボードツールや、クイックスマイリーがお薦め
- お薦めではないですが、outlookも一覧ビューに色が付けられます。
(メール振り分け機能で、特定のフォルダに有るときは無条件で色つけるような方法。ただ手間がかかるので、結局やらなくなる。。)