Outlook使う上で作業効率のためのおすすめ設定【ビジネスハック】

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毎日仕事のちょっとした作業でも、積み重ねていくとかなりの時間になります。

最低限しなければならないことをしつつ、省エネで作業効率を上げたいですね。

その時に作業効率する設定を紹介します。

 

 

毎回書くメールの作成時間を切り上げる。

署名

キーボードで、メールの文末を書くのではなく、決まった形であればほぼツーアクションで署名を入れておけば時間を省略できます。

内部グループや社外宛などに分けて、作っておくと良いと思います。

社内であれば、1,2行のくどくない程度に作っても良いですし、好きな言葉や社内のブランドを書いている人もいますね。

やり方

オプションやメール作成画面から署名の箇所がありそこから設定できます。

 

署名 テンプレート - Google 検索 -

 

テンプレート

もうひとつ、文頭に書く宛先や、挨拶、文末の締めの言葉なども、テンプレートとして登録すると、時短できます。

グルーうチャットや、今の時代ならSNSでも同じかもしれませんね。


自分の所属している部署名など、入れておくと良いかもしれません。


このような感じで

 

 

やり方

見つけ出すのは大変でしたが、Outlookではクイックパーツで同様のことができます。

初回設定はtextメールの作成画面で テンプレートを書いてそれを選択してから、クイックパーツで登録ができます。以降そのクィックパーツを選択すれば、署名とは別にカーソルのところに定型句が入れられます。

あと、設定でひっかかったのはHTMLモードにしてから登録しないとうまく設定できないようです。

 

 

おまけ

その他時短ワザとして、いくつか紹介します。

 

  • その他にも定型句は 日本語IME(GoogleIMEや ATOK)に登録しておいても便利です。
    • 挨拶や社名等の定型句(おはの2文字に登録するなど)、依頼の時の定型句、社名の定型句、社内やチームメンバーに向けた定型句など
    • かなり作業効率がスピードアップされメール記載内容に集中できます。
    • クリップボードツールや、クイックスマイリーがお薦め
  • お薦めではないですが、outlookも一覧ビューに色が付けられます。
    メール振り分け機能で、特定のフォルダに有るときは無条件で色つけるような方法。ただ手間がかかるので、結局やらなくなる。。)

 

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